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2017.09.06

会議の生産性

病院は、委員会と名の付く会議がとても多いと感じています。
そしてその会議に出席したり、進行したりして感じていたのは、
会議ってどうしていつもうまくいかないんだろうということでした。

うまく発言できないな、自分はいなくてもいいんじゃないかな、
図書委員会は自分が話してばっかりで虚しいと感じていたのは、私だけではないはずです。

悩みつつ会議の進め方の本をいくつか読んで、ファシリテーションの技術に出会いました。

最近は、医学雑誌の特集でも増えてきましたね。
『看護管理』でも 2016年 10月号で
「1冊まるごと特集! 看護のためのファシリテーション 対話型・参加型組織をつくる技法と実践」
という特集が組まれていました。

様々な本を読んで私がなるほどと感じたのは、
事前に議事を送付するなど準備を入念に、時間はきっちり守る、すぐに議事録を共有、
担当者を会議の場で明確にするなどです。

では、図書委員会を例にとり、実践したことをまとめてみます。

・まずは、メンバーを厳選しました。不要な人は呼ばないことです。
図書室を使ってくれるメンバーに来てもらいました。

・なるべく全体が45分で終わらせるような議事とします。
一つの議題について、話し合う時間を設定します。「紛失については10分」などです。
答えがでなければ、次回に持ち越して宿題とします。

・参加者全員に発言の機会をあたえます。
逐一みなさんにコメントをいただく、最後に会議の感想や付け足しはありますかと聞いてもいいです。

・重要な議事、今後の方向性を考えるのを後回しにしがちでしたが、一番先にします。
最後にすると疲れてしまいよい意見が出なかったり、終わらない危険性があるからです。

・会議が始まる前に、目標を明確にします。
図書委員会なら、50万円削減する案を可能な限り考えるなどです。

・議事の進行のリハーサルをしておくと、
「ほかの病院ではどうなの?」といったあらかじめでそうな質問などに対応できます。

おかげで図書委員会の生産性があがり、PDCAサイクルを回しながら
いろいろなものごとをなしとげられるようになってきました。

さらに、根回しについても理解が深まり、
若い頃は根回しってなにをすればいいか想像すらつきませんでしたが、
今は、こうしたいけどどう思うか、この話題ふりますとか、
キーメンバーにこういう話しますよと事前につたえておくことが重要だと感じています。

また、図書室司書は一人ですが、委員会としてチームでいろいろなことを考えて実践していくと、
つらい時ものりこえられると感じています。

jhlaの委員会でもそうです。
個人ではなくチームでなしとげると何事も楽しく、負担を分散させることができます。

(さくらこ)

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